差旅經(jīng)理的職責(zé)

　　在當(dāng)今日新月異的商業(yè)環(huán)境下，差旅經(jīng)理必須扮演多個(gè)角色。差旅經(jīng)理要協(xié)助公司為去往世界各地的商務(wù)旅行者提供成本有效且安全可靠的行程。同時(shí)，他們也力求節(jié)約開(kāi)支，并有效地控制安排行程。為此，他們經(jīng)常與差旅管理公司合作。

　　差旅經(jīng)理根據(jù)公司規(guī)模大小而職責(zé)略有不同，有的差旅經(jīng)理可能將其全部的時(shí)間投入到差旅管理上這一任務(wù)上；在某些情況下，差旅經(jīng)理只將部分時(shí)間用于差旅管理，其余時(shí)間則從事其他工作。

　　公司規(guī)模的大小、資源利用水平的高低暫且不論，以下是幾點(diǎn)是所有差旅經(jīng)理時(shí)刻都應(yīng)關(guān)注的主要目標(biāo)。

　　確立公司差旅目的及目標(biāo)

　　差旅經(jīng)理的職責(zé)是和公司差旅利益相關(guān)人合作，確定差旅總體目標(biāo)。這種目標(biāo)即可以是宏觀的，又可以是微觀的。例如，高級(jí)管理人員欲將年度差旅預(yù)算削減10%，或者，一些經(jīng)常差旅者可能會(huì)因?yàn)閷?duì)某一旅店的客戶服務(wù)不滿意而意欲選擇其他旅店。不論出于何種目的，差旅經(jīng)理需要抓住差旅者的需求，制定計(jì)劃，以確保這些需求在一定時(shí)間框架內(nèi)得以滿足。

　　制定/保留公司的差旅政策

　　如果公司已有差旅政策，差旅經(jīng)理應(yīng)確�，F(xiàn)有政策能夠適應(yīng)當(dāng)今情況，并能反映當(dāng)前的差旅需求，必要時(shí)，應(yīng)該適時(shí)適地提出建議并進(jìn)行調(diào)整。

　　如果公司目前尚無(wú)差旅政策，差旅經(jīng)理則應(yīng)制定相應(yīng)差旅政策，為行程的安排、實(shí)施和報(bào)銷等相關(guān)事宜提供清晰、簡(jiǎn)明的信息。不論差旅政策是否已被授權(quán)還是僅作為一個(gè)方針指南，都將由相關(guān)內(nèi)部權(quán)威部門進(jìn)行最終裁決，大多數(shù)情況下，高級(jí)管理人員也將參與其中。差旅經(jīng)理的職責(zé)則是提出他們認(rèn)為最適合企業(yè)文化和業(yè)務(wù)需求的建議。

　　差旅政策一旦確定，差旅經(jīng)理需要確保每位差旅相關(guān)人員都了解該政策。這需要差旅經(jīng)理通過(guò)介紹、電子郵件以及企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的差旅專頁(yè)等多種渠道，有效地傳達(dá)信息。

　　確保差旅者和行程安排者制定出有效的行程安排

　　除了傳達(dá)差旅政策，差旅經(jīng)理還需與每位差旅者和行程安排者溝通，讓他們了解安排差旅時(shí)應(yīng)該利用哪些資源。因此，差旅經(jīng)理應(yīng)提供一份差旅供應(yīng)商名單以及差旅者通常需要的相關(guān)信息�？紤]到供應(yīng)商會(huì)隨時(shí)間而改變，我們建議將供應(yīng)商名單附加到政策里，而不作為現(xiàn)行政策。差旅政策還應(yīng)包括差旅者如何報(bào)銷。例如，“差旅者須于每個(gè)月12號(hào)前提交報(bào)銷單和收據(jù)。

　　與以下供應(yīng)商簽訂合同并協(xié)調(diào)關(guān)系：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃公司、企業(yè)信用卡提供商等差旅經(jīng)理需要與差旅相關(guān)服務(wù)供應(yīng)商協(xié)調(diào)關(guān)系。其中包括最初的資源尋找與評(píng)估以及后來(lái)的實(shí)際服務(wù)供應(yīng)商的指定，同時(shí)還包括向所有服務(wù)供應(yīng)商表明公司商務(wù)差旅的相關(guān)需求并確定所期望的服務(wù)。這一點(diǎn)同差旅管理公司特別相關(guān)，通常，差旅管理公司都會(huì)就相關(guān)的簽訂服務(wù)水平達(dá)成一項(xiàng)協(xié)議。差旅經(jīng)理在與各個(gè)供應(yīng)商(航空公司、酒店和汽車租賃供應(yīng)商等)協(xié)商時(shí)，需要對(duì)公司本身的需求量以及具體業(yè)務(wù)需求有所了解。例如，如果公司需要大量的長(zhǎng)途國(guó)際差旅，和航空公司協(xié)商時(shí)，就只需要和航空公司商談商務(wù)艙和一等艙的票價(jià)問(wèn)題。

　　指定服務(wù)供應(yīng)商一旦確定，并且差旅者也都知道供應(yīng)商是誰(shuí) (通過(guò)差旅經(jīng)理有效的溝通交流)之后，差旅經(jīng)理就需要維持與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合作關(guān)系。這些包括長(zhǎng)期追蹤檢測(cè)承諾需求量，解決差旅者的需求和關(guān)注的問(wèn)題，與服務(wù)供應(yīng)商一起合作，尋求機(jī)會(huì)不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

　　適時(shí)調(diào)整管理

　　商旅酬酢(T&amp；E)產(chǎn)業(yè)是一個(gè)充滿活力且不斷發(fā)展的市場(chǎng)。新一代飛機(jī)的誕生、新興航空公司的模式、酒店的新建與翻新以及差旅管理公司角色的不斷變化都只是當(dāng)今商旅酬酢產(chǎn)業(yè)不斷變化的一小部分例子。因此，差旅經(jīng)理必須善于不斷調(diào)整管理。的確，這一點(diǎn)是計(jì)劃成功的一個(gè)基本方面，而這恰恰又是很多公司常常忽視的方面。盡職盡責(zé)的差旅經(jīng)理會(huì)確保與主要利益相關(guān)人，特別是差旅預(yù)定人員和差旅者就供應(yīng)商協(xié)議中的重要條款進(jìn)行協(xié)商溝通，以確保進(jìn)程的穩(wěn)定與健全。否則，即使選擇了合適的差旅合作伙伴，但如果這一執(zhí)行階段出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)前功盡棄。

　　監(jiān)控，追蹤與評(píng)估

　　一旦差旅計(jì)劃成功起步，差旅經(jīng)理就要監(jiān)控、追蹤并評(píng)估公司差旅過(guò)程的各個(gè)方面。差旅經(jīng)理應(yīng)定期(每年至少一次)就以下問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查：

　　*差旅者是否對(duì)差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車租賃供應(yīng)商和/或信用卡供應(yīng)商提供的服務(wù)感到滿意？

　　*公司是達(dá)到、超過(guò)還是未達(dá)到各服務(wù)供應(yīng)商合同期限內(nèi)的承諾需求量？以及這些會(huì)對(duì)日后的合作有何影響？

　　*這些差旅方案是否能夠滿足公司的的整體差旅目標(biāo)？

　　可以看出，差旅經(jīng)理必須是個(gè)多面手，要精通行政、采購(gòu)并善于溝通，并具有上進(jìn)心和很強(qiáng)的分析能力，而且做事懂得運(yùn)用策略。差旅是流動(dòng)的、不斷變化的，一個(gè)好的差旅經(jīng)理若能從各方面將差旅規(guī)劃好，整個(gè)公司的差旅計(jì)劃都將受益匪淺。

　　美國(guó)運(yùn)通在中國(guó)

　　美國(guó)運(yùn)通進(jìn)入中國(guó)的歷史可追溯到1916年，當(dāng)年美國(guó)運(yùn)通在香港開(kāi)展銀行及旅游業(yè)務(wù)，并于1918年在上海開(kāi)展銀行及旅游業(yè)務(wù)。美國(guó)運(yùn)通是最早在中國(guó)為其全球客戶提供服務(wù)的公司之一。憑借已有的服務(wù)機(jī)構(gòu)和正在發(fā)展的合作項(xiàng)目，美國(guó)運(yùn)通在中國(guó)建立了一個(gè)廣泛的旅游及金融服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

　　在中國(guó)的主要里程碑

　　美國(guó)運(yùn)通成立于1850年，現(xiàn)已成為多元化的全球支付服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)及旅游公司。

　　代表處

　　1982年，美國(guó)運(yùn)通在北京設(shè)立第一個(gè)代表處。此后分別在上海和廣州開(kāi)設(shè)了代表處。美國(guó)運(yùn)通公司的三個(gè)代表處為美國(guó)運(yùn)通卡會(huì)員提供以下服務(wù)：掛失及補(bǔ)辦新卡和旅行支票、會(huì)員咨詢、協(xié)調(diào)會(huì)員賬戶付款、代收客戶郵件及旅游協(xié)助等。

　　美國(guó)運(yùn)通銀行于1986年在北京設(shè)立第一家代表機(jī)構(gòu)。1992年，上海代表處成立。這兩家代表處主要為國(guó)內(nèi)各大銀行及其分支機(jī)構(gòu)就國(guó)際貿(mào)易和付款服務(wù)提供相關(guān)協(xié)助。

　　信用卡服務(wù)

　　2004年3月，美國(guó)運(yùn)通與中國(guó)工商銀行簽署了信用卡合作協(xié)議，在中國(guó)發(fā)行首張帶有美國(guó)運(yùn)通標(biāo)志的信用卡—牡丹運(yùn)通卡。2004年12月8日，牡丹運(yùn)通卡正式發(fā)行。牡丹運(yùn)通卡包括普通卡和金卡兩種，可以使用人民幣和美元進(jìn)行消費(fèi)，并在國(guó)內(nèi)中國(guó)工商銀行商戶、中國(guó)銀聯(lián)商戶以及美國(guó)運(yùn)通在全球200多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的特約商戶使用。

　　2006年8月，美國(guó)運(yùn)通聯(lián)合中國(guó)工商銀行和中國(guó)石油天然氣股份有限公司正式宣布推出國(guó)內(nèi)首張美國(guó)運(yùn)通品牌的聯(lián)名卡-牡丹中油運(yùn)通卡。11月，美國(guó)運(yùn)通聯(lián)手中國(guó)工商銀行又推出了國(guó)內(nèi)首張美國(guó)運(yùn)通品牌的商務(wù)卡-牡丹運(yùn)通商務(wù)卡。

　　2007年5月，美國(guó)運(yùn)通聯(lián)合中國(guó)工商銀行和史泰博商貿(mào)有限公司推出牡丹史泰博運(yùn)通商務(wù)卡。該卡專為企業(yè)客戶量身定做，提供一系列功能以更好地滿足企業(yè)的財(cái)務(wù)管理需求，同時(shí)，使用牡丹史泰博運(yùn)通商務(wù)卡還能享受史泰博提供的特殊優(yōu)惠。

　　2007年9月，美國(guó)運(yùn)通攜手中信銀行股份有限公司共同推出雙方的首張信用卡產(chǎn)品-中信美國(guó)運(yùn)通信用卡。該卡由中信銀行負(fù)責(zé)發(fā)行，包括金卡和普通卡兩種，可以使用人民幣和美元進(jìn)行消費(fèi)結(jié)算，在中信銀行特約商戶、中國(guó)銀聯(lián)、美國(guó)運(yùn)通全球網(wǎng)絡(luò)中均可使用。

　　2007年10月，美國(guó)運(yùn)通與中國(guó)工商銀行推出中國(guó)第一款以倡導(dǎo)運(yùn)動(dòng)與健康為主題的雙幣信用卡-牡丹運(yùn)通運(yùn)動(dòng)卡。

　　在中國(guó)超過(guò)400個(gè)城市，包括酒店、餐廳、商場(chǎng)、航空公司等眾多行業(yè)都接受美國(guó)運(yùn)通卡簽賬，美國(guó)運(yùn)通卡會(huì)員亦可在中國(guó)逾一萬(wàn)臺(tái)自動(dòng)提款機(jī)便捷地提取人民幣。

　　旅行服務(wù)

　　2002年1月，美國(guó)運(yùn)通與中國(guó)國(guó)際旅行社(國(guó)旅)總社一起創(chuàng)建了國(guó)旅運(yùn)通旅行社有限公司，這是中華人民共和國(guó)首家中美合資的商務(wù)旅行公司。合資公司為跨國(guó)公司、地區(qū)性公司以及國(guó)內(nèi)公司提供商務(wù)旅行管理服務(wù)，包括辦理簽證，國(guó)際及國(guó)內(nèi)機(jī)票預(yù)訂，酒店預(yù)訂，會(huì)議服務(wù)以及其它地面服務(wù)的安排。第二家及第三家合資旅行社也分別于2002年12月在上海、2003年2月在廣州成立。

　　2003年1月，美國(guó)運(yùn)通與國(guó)旅總社拓展在中國(guó)大陸的旅行代理處，網(wǎng)絡(luò)為美國(guó)運(yùn)通持卡會(huì)員和客戶提供休閑旅游服務(wù)。

　　自2005年起，美國(guó)運(yùn)通商務(wù)旅行部與上海市旅游事業(yè)管理委員會(huì)旗下的上海旅游會(huì)展推廣中心共同策劃主辦中國(guó)商務(wù)旅行論壇。該論壇每年在上海召開(kāi)，旨在展示商務(wù)旅行業(yè)的最新動(dòng)態(tài)，促進(jìn)商業(yè)交流與合作，并進(jìn)一步推動(dòng)中國(guó)商務(wù)旅行業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外的共同發(fā)展。

　　1982年，美國(guó)運(yùn)通通過(guò)中國(guó)各大銀行渠道開(kāi)始銷售美國(guó)運(yùn)通旅行支票。2005年，美國(guó)運(yùn)通與英國(guó)文化協(xié)會(huì)及英國(guó)簽證服務(wù)中心配合，共同推廣旅行支票的使用。至2007年，旅行支票的銷售已經(jīng)推廣至全國(guó)35家銀行，銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋全國(guó)各省，銷售幣別包括美元、歐元、加幣、澳幣、日元、英鎊、瑞士法郎等七種幣別，共有28種不同面額可供選擇。中國(guó)消費(fèi)者攜帶美國(guó)運(yùn)通旅行支票出國(guó)旅游、洽商或留學(xué)可以在全球超過(guò)84，000個(gè)服務(wù)點(diǎn)享有免手續(xù)費(fèi)的兌換服務(wù)。

　　(作者系美國(guó)運(yùn)通商務(wù)旅行大中華區(qū)副總裁及總經(jīng)理兼國(guó)旅運(yùn)通商務(wù)旅行中國(guó)區(qū)總經(jīng)理)

　　1916年，在香港開(kāi)展銀行及旅游業(yè)務(wù)。

　　1918年，在上海開(kāi)展銀行及旅游業(yè)務(wù)。

　　1982年，美國(guó)運(yùn)通國(guó)際股份有限公司北京代表處成立，在國(guó)內(nèi)開(kāi)展美國(guó)運(yùn)通旅行支票業(yè)務(wù)。

　　1986年，美國(guó)運(yùn)通銀行北京代表處成立。

　　1992年，美國(guó)運(yùn)通銀行上海代表處成立。

　　1993年，美國(guó)運(yùn)通國(guó)際股份有限公司上海及廣州代表處成立。

　　2002年，首家中美合資商務(wù)旅行公司-國(guó)旅運(yùn)通旅行社有限公司于1月在北京成立；12月，國(guó)旅運(yùn)通航空服務(wù)有限公司在上海成立。

　　2003年1月，與國(guó)旅總社簽署了休閑旅游服務(wù)網(wǎng)絡(luò)旅行服務(wù)代理協(xié)議，以大力拓展中國(guó)日益增長(zhǎng)的休閑旅游市場(chǎng)。2月，國(guó)旅運(yùn)通華南航空服務(wù)有限公司在廣州成立。

　　2004年3月，美國(guó)運(yùn)通與中國(guó)工商銀行簽署了信用卡合作協(xié)議，宣布在中國(guó)發(fā)行首張帶有美國(guó)運(yùn)通標(biāo)志的信用卡—牡丹運(yùn)通卡。牡丹運(yùn)通卡(普通卡和金卡)于12月正式發(fā)行。

　　2006年1月，美國(guó)運(yùn)通參與高盛投資團(tuán)，成為中國(guó)工商銀行三家戰(zhàn)略投資機(jī)構(gòu)之一；8月，與中國(guó)工商銀行以及中國(guó)石油天然氣股份有限公司發(fā)行牡丹中油運(yùn)通卡；11月，與中國(guó)工商銀行合作發(fā)行牡丹運(yùn)通商務(wù)卡。

　　2007年5月，牡丹史泰博運(yùn)通商務(wù)卡發(fā)行；9月，中信美國(guó)運(yùn)通信用卡 (普通卡和金卡)發(fā)行；10月，牡丹運(yùn)通運(yùn)動(dòng)卡發(fā)行

      經(jīng)濟(jì)觀察報(bào)